Shelter: автоматизация бизнес-процессов для управляющих компаний

Как автоматизация помогла управляющей компании в Сочи навести порядок в 22 квартирах

Управляющие компании, работающие с краткосрочной арендой апартаментов, часто сталкиваются с одними и теми же проблемами: ручной учёт, разрозненные каналы продаж и хронический дефицит времени на развитие бизнеса. Разберём, как эти сложности решались в реальном кейсе — на примере управляющей компании в Сочи, сдающей 22 квартиры, где для автоматизации использовалась PMS Shelter.

Проблемы до внедрения PMS

Квартиры компании были размещены всего на 2 площадках для бронирования. Занятость велась вручную в календаре, что периодически приводило к овербукингу. Отчётность по каждой квартире собиралась вручную в Excel, а финансовые итоги подводились только после закрытия месяца — это не позволяло оперативно планировать оборот по дополнительным услугам.

Отдельная боль — рутина: распределение задач по уборке и контроль готовности номеров занимали много времени вручную. В итоге у управляющей компании не оставалось ресурсов на маркетинг и стратегические задачи, а квартиры недополучали прибыль, которую могли бы приносить.

Какие инструменты внедрили

Для решения этих задач компания использовала:

• PMS Shelter Cloud;
• модуль «Горничные»;
• модуль «Консьерж-сервис»;
• Менеджер каналов;
• Модуль бронирования.

Что изменилось после внедрения

Управление бронированиями. Единая «шахматка» в календаре занятости избавила от сбоев и путаницы. Менеджер каналов расширил присутствие с 2 до 8 площадок для бронирования, при этом все брони синхронизированы, а овербукинг полностью исключён. Количество бронирований выросло более чем на 10%. Дополнительный рост выручки принёс модуль бронирования, встроенный на сайт компании.

Работа с собственниками. Система отчётности и «Кабинет собственника» в Shelter Cloud сократили количество обращений от собственников квартир в 3 раза. Владельцы апартаментов получили онлайн-доступ к календарю бронирований и данным по доходам и расходам в любое время.

Клининг и подготовка номеров. Модуль «Горничные» ускорил коммуникацию с клининговым персоналом: задания формируются и распределяются автоматически, а статус готовности номера к заезду отслеживается в режиме онлайн.

Дополнительные услуги. Модуль «Консьерж-сервис» помог повысить средний чек на трансфер, заказ еды и напитков, экскурсии. Гость сканирует QR-код в номере и через виртуального помощника заказывает услуги в один клик, а также узнаёт об акциях и спецпредложениях.

Итог

Кейс управляющей компании в Сочи показывает: автоматизация ключевых процессов — от распределения броней по каналам до взаимодействия с клинингом и собственниками — напрямую влияет на выручку и освобождает время для развития бизнеса. Подробнее о возможностях Shelter Cloud можно узнать здесь.