Как при помощи интеграции Shelter и приложения HotelKeeper упростить работу с персоналом в отеле

Автоматизация хозяйственных служб отеля: интеграция Shelter Cloud и HotelKeeper

Высокий сезон — время, когда отельерам приходится одновременно управлять тарифами, следить за загрузкой номеров и контролировать работу большого штата персонала. Ручное распределение задач между горничными, техническим персоналом и хозяйственной службой отнимает время, которое можно было бы потратить на стратегические решения. Разберёмся, как связка Shelter Cloud и приложения для управления персоналом HotelKeeper помогает автоматизировать эти процессы.

Что умеет HotelKeeper

HotelKeeper — приложение для управления работой персонала отеля. С его помощью можно ставить сотрудникам задачи онлайн, оставлять комментарии для исполнителей и получать уведомления, если задача не выполнена в срок. По заявлению разработчиков, приложение способно повысить эффективность работы сотрудников на 30%.

Shelter Cloud и HotelKeeper связаны интеграцией: данные о номерном фонде загружаются автоматически. У HotelKeeper есть Web-приложение с полным набором функций и настроек, а также мобильное приложение для быстрого доступа к задачам. Запуск HotelKeeper на объекте занимает всего один день.

Базовые возможности приложения охватывают несколько направлений.

Управление уборками:

• создание задач с привязкой к конкретным номерам;
• распределение всех уборок за пару минут;
• отчёты по каждой горничной;
• контроль баланса нагрузки на персонал;
• смена статуса уборки номера в один клик;
• история задач и статусов номеров.

Чек-листы:

• инспекция номеров;
• проверка соответствия стандартам;
• согласование закупок.

Информирование персонала:

• новости и события для коллег;
• посты для группы или личные сообщения;
• управление процедурой «Забытые вещи».

Инвентаризация:

• учёт закупок и расходов в единой системе.

Автоматизация до 90% рабочих процессов

HotelKeeper описывается как комплексное решение, которое покрывает управление персоналом, инвентаризацией, хозяйственными и техническими службами, фронт-офисом и взаимодействием с гостями. По данным разработчика, гибкие настраиваемые правила позволяют автоматизировать до 90% рабочих процессов: например, при создании задачи на уборку автоматически подключаются чек-листы, включается фотофиксация для контроля качества и модуль инвентаризации, который отслеживает расход материалов — полотенец, косметики и прочего.

Система в реальном времени фиксирует, сколько времени занимает выполнение задач и какие ресурсы при этом расходуются. Это помогает планировать нагрузку персонала, контролировать расход материалов и формировать отчёты в Excel или PDF для руководства. Весь цикл — от постановки задачи до анализа результатов — проходит без участия человека, что обеспечивает прозрачность и своевременные уведомления о нарушении сроков.

Благодаря двусторонней интеграции Shelter Cloud автоматически создаёт и снимает задачи на уборку на весь период бронирования гостя. Мобильная версия HotelKeeper работает в офлайн-режиме и повторяет функциональность ПК-версии, что обеспечивает бесперебойную работу персонала вне офиса.

Расширенные возможности интеграции:

Управление уборками:

• прогнозирование уборок и автоматический расчёт загрузки на основе данных PMS;
• формирование задач по заданным правилам в зависимости от дня проживания гостя;
• мониторинг эффективности каждого сотрудника;
• автоматическая генерация отчётов по задачам и персоналу.

Дополнительные инструменты:

• чек-листы с фотофиксацией для контроля качества и самопроверки горничных;
• ремарки — автоматическое создание задач по предустановленным правилам и пиктограммам;
• аналитика поломок для выявления повторяющихся проблем.

Информирование персонала:

• мгновенные оповещения о новых задачах и изменениях через мобильное приложение;
• встроенный мессенджер с поддержкой мультиязычного общения и голосового ввода.

Инвентаризация:

• автоматический учёт расходных материалов с фотоподтверждением списания;
• контроль складских запасов с уведомлениями при критическом снижении уровня товаров;
• настройка индивидуальных наборов предметов для разных задач.

Что это даёт руководителю

Отчёты и статистика, которые собирает система, помогают руководителю объективнее оценивать эффективность работы коллектива и вовлечённость сотрудников. Web-приложение для руководителей отличается расширенным функционалом, доступом к отчётам и аналитике с настройками для автоматизации процессов — это позволяет равномерно распределять нагрузку на штат и быстро вносить коррективы по ситуации.

Мобильное приложение для персонала показывает сотрудникам задачи по уборке номеров в реальном времени и включает отчётность: списки уборок, очередность выполнения, отчёт о проделанной работе и отзывы гостей. Вся информация об уборке заполняется горничными прямо в смартфоне и сразу доступна руководителю — это позволяет оперативно реагировать на форс-мажорные ситуации.

Прозрачность процессов и данные, собираемые в реальном времени, дают руководителю полный контроль над персоналом и ресурсами. Автоматизация планирования смен и учёта расходных материалов помогает снижать ошибки, экономить время и сокращать затраты, одновременно повышая качество обслуживания гостей.

Решение для сетевых отелей

HotelKeeper способен объединять несколько отелей в единую сеть с переключением между интерфейсами объектов в одном окне: отельеры получают всю необходимую информацию, могут оставлять комментарии и делиться новостями и документами между объектами сети. У HotelKeeper есть опыт работы с крупными сетевыми отелями, которые уже используют приложение.

Для сетевых объектов важны единые стандарты постановки и контроля задач — они помогают поддерживать стабильный уровень сервиса на всех площадках. Автоматизация планирования смен и равномерное распределение нагрузки снижают риски перегрузок и простоев персонала и повышают общую производительность.

Расширенная аналитика и отчёты в реальном времени облегчают принятие оперативных и стратегических решений на уровне всей сети. Полная прозрачность процессов помогает быстро находить и устранять проблемы, оптимизировать использование ресурсов и контролировать качество обслуживания. Мобильное приложение для персонала обеспечивает оперативную коммуникацию между центральным офисом и отелями сети, что способствует стандартизации процессов и укреплению бренда.

Вебинар о трансформации хаускипинга

15 июля состоится бесплатный вебинар «Трансформация хаускипинга: автоматизируем рутину с Shelter и HotelKeeper». Дмитрий Ромаденков, директор по развитию Shelter, и Любовь Копыленко, директор по развитию HotelKeeper, расскажут, как систематизировать задачи разных служб отеля в одном месте и перевести хозяйственный отдел на автопилот. Регистрация — по ссылке.

Опыт Shelter и HotelKeeper показывает: автоматизация хозяйственных процессов — это не только про удобство персонала, но и про измеримые управленческие результаты — от контроля нагрузки до снижения затрат на расходные материалы. Для владельцев и управляющих объектов размещения это лишний аргумент присмотреться к автоматизации хаускипинга как к части общей стратегии повышения эффективности гостиницы.

Подписывайтесь на тг-канал t.me/shelterpms, чтобы ничего не пропустить!